Zásady ochrany osobních údajů

dle čl. 12 a násl. Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)

Pokud jste naším zákazníkem, odběratelem novinek nebo návštěvníkem webu, svěřujete nám své osobní údaje. My zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se, prosím, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).

Kdo je správce?

Jsme společnost FINESHIP s.r.o., IČO 04563638, se sídlem Vrbovecká 1245/10, 323 00 Plzeň - Severní Předměstí, zapsaná u Krajského soudu v Plzni 4, která provozuje webové stránky zasilkovyservis.cz, fineship.cz. Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce, tj. určujeme, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu a vybíráme případné další zpracovatele, kteří nám se zpracováním budou pomáhat. 

Kontaktní údaje správce pro ochranu osobních údajů

Pokud se na nás budete chtít v průběhu zpracování obrátit, můžete nás kontaktovat, telefonní číslo: +420 728 118 228, emailová adresa: bierhanzl@fineship.cz. 

Prohlašujeme

Prohlašujeme, že jako správce vašich osobních údajů splňujeme veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

  • budeme zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
  • plníme dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
  • umožníme vám a budeme vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Konkrétně se jedná o tyto služby a činnosti a související kategorie osobních údajů:

  • Komunikace - evidujeme identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, email, telefon, poštovní adresa) potřebné pro poskytování a zlepšování zákaznické podpory a péče, kterou poskytujeme přes různé kanály: email, telefon, chat a další.
  • Poskytování služeb a plnění smlouvy - vaše osobní údaje v rozsahu: fakturační údaje, e-mail, telefon, adresu nakládky a vykládky nezbytně potřebujeme k plnění zasílatelské smlouvy.
  • Vedení účetnictví - jste-li zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
  • Marketing - evidujeme identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, email) potřebné pro nabízení našich služeb, zasílání obchodních sdělení a lepší cílení online reklamy. Jste-li naším zákazníkem, děláme tak z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládáme, že vás naše novinky zajímají, a to po dobu 3 let od poslední objednávky. Pokud nejste naším zákazníkem, zasíláme vám obchodní sdělení emailem na Vámi uvedené kontaktní údaje v poptávce, a to po dobu 3 let od poslední poptávky.

Osobní údaje, které shromažďujeme

(s jakými Vašimi osobními údaji pracujeme)

Informace shromažďujeme proto, abychom mohli provozovat naše služby a tyto služby dále zlepšovat.

Informace shromažďujeme následujícími způsoby:

  • Informace, které nám sdělíte - abychom Vám mohli nabídnout přepravní řešení, vyžadujeme pro kalkulaci základní informace telefonicky nebo do poptávkového, kontaktního formuláře, požádáme Vás o zadání emailu, jména a příjmení, PSČ, město, stát nakládky, vykládky.
  • Informace, která získáváme při procházení našich webových stránek - pokud navštívíte náš web, tak automaticky ukládáme některé informace v protokolech serveru. Tyto informace zahrnují:  
  • Informace o zařízení - shromažďujeme informace o konkrétním zařízení a jeho běhovém prostředí (např. operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky, typ a verze prohlížeče).  
  • Soubory cookies - jsou malé textové soubory ukládané do vašeho počítače nebo mobilního zařízení při návštěvě internetových stránek. Napomáhají pamatovat si vaše aktivity a preference po určitou dobu, abyste je nemuseli znovu vkládat, když se na stránky vracíte nebo přecházíte ze stránky na stránku. Cookies pro cílení reklamy budou zpracovávány jen na základě vašeho souhlasu. Naše webové stránky lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Používání cookies můžete na svém počítači v internetovém prohlížeči zakázat. 
  • IP adresu zařízení 
  • Identifikační a kontaktní údaje nutné pro obstarání přepravní služby, na základě plnění zasílatelské smlouvy s odkazem na "Zasílatelské podmínky svazu spedice a logistiky". Tyto údaje jsou ukládány po dobu využívání námi obstarávaných služeb a následného archivačního období, maximálně následujících 3 let po ukončení spolupráce.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro poskytování a zlepšování zákaznické podpory a péče na základě oprávněného zájmu pomoci Vám v nesnázích, optimalizace zákaznických služeb a zvýšení přínosu z používání našeho zásilkového servisu. Neposkytnutí těchto osobních údajů způsobí nemožnost poskytování zákaznické podpory a péče. Tyto údaje jsou ukládány maximálně 3 roky po ukončení poskytování předmětné zásilkové služby.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro marketingové účely na základě oprávněného zájmu vzhledem k eventuálnímu budoucímu obnovení jednání o smlouvě, informování Vás o novinkách ve službách, které jste u nás poptávali. Toto uchování by nemělo přesáhnout dobu 3 let.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro případ uvedení na účetních dokladech na základě plnění právní povinnosti. Tyto údaje jsou ukládány po dobu danou platnou legislativou: např. "Archivace dokumentů podle zákona o DPH", tedy po dobu 10 let od zdanitelného plnění.

Využití těchto informací

(jak s Vašimi osobními údaji pracujeme)

Informace, které o Vás shromažďujeme, používáme k tomu, abychom vám poskytli naše služby a další podporu při jejich využívání, upozornili vás na změny v našich službách a abychom naše služby vylepšovali. Tyto informace rovněž můžeme použít k tomu, abychom Vás informovali o dalších službách a produktech, které nabízíme a které doplňují ty, které jste již objednali nebo na které jste se dotazovali.

Konkrétně se jedná o tyto případy:

  • Váš email, který uvedete při zadávání Vaší poptávky slouží ke komunikaci s Vámi, dále email použijeme k poskytnutí zákaznické podpory a případné edukace, a zasílání informací o novinkách a změnách týkající se zásilkové služby.
  • Pokud do poptávkového formuláře doplníte Vaše telefonní číslo, tak jej můžeme využít k Váší identifikaci, pokud nás budete telefonicky kontaktovat, a také Vás na toto číslo můžeme kontaktovat v rámci zákaznické podpory.
  • Informace, které automaticky shromažďujeme a profilujeme, pokud používáte naše služby, využíváme k přípravě přepravních řešení, monitoringu, vyhodnocování a optimalizaci zásilkových služeb, a také pro statistiky u všech destinací, do a z kterých přepravní službu obstaráváme. Na základě těchto informací vylepšujeme a optimalizujeme naše přepravní řešení.
  • Kontaktní údaje, které vyplníte na našem webu v kontaktních formulářích použijeme pro zpětnou odezvu a další komunikaci s Vámi.
  • "Poptávka" (https://www.zasilkovyservis.cz/poptavka-prepravni-sluzby-obalove-materialy-mezinarodni-vnitrostatni-preprava/)
  • "Kontakt" (https://www.zasilkovyservis.cz/kontakt-fineship-czech-republic-cz-cr/)
  • "Poptávka" (https://www.fineship.cz/poptavka-prepravnich-sluzeb/
  • "Poptávka" (https://www.fineship.cz/)
  • Email, který uvedete v chatu na našich stránkách www.zasilkovyservis.cz použijeme pro zpětnou odezvu a další komunikaci s Vámi.
  • Pokud nás kontaktujete přes další komunikační kanály: Telefon, Facebook, Twitter a další sociální média, tak si Váš kontakt (telefonní číslo, URL profilu, Skype jméno,....) uložíme a použijeme pro další komunikaci.

Sdílení informací

Vaše osobní údaje nesdílíme s nikým, pokud nedojde k jednomu z následujících případů. K vašim osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci a spolupracovníci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí a proškoleni v oblasti bezpečnosti zpracování osobních údajů.

  • Za účelem externího zpracování: pro zajištění některých konkrétních zpracovatelských operací využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří se na dané zpracování specializují a jsou v souladu s GDPR. Osobní údaje poskytujeme těmto kategoriím (druhům) subjektů: účetní společnost, poskytovatel emailových služeb, účetního software, datového úložiště, webových, CRM služeb a Google Analytics. Je možné, že se v budoucnu rozhodneme využít další aplikace či zpracovatele, pro usnadnění a zkvalitnění zpracování. Slibujeme vám však, že v takovém případě při výběru, budeme na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.
  • Z právních důvodů: můžeme sdílet Vaše osobní údaje s třetími stranami, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že sdílení je rozumně nutné za účelem: 
  • dodržení platných zákonů či jiných právních předpisů a projednání soudních řízení nebo vyřízení žádostí státní správy, 
  • uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně vyšetření jejich možného porušení,
  • zjištění, zabránění nebo jiného postupu při obraně právních nároků společnosti FINESHIP s.r.o. (např. proti podvodu), při technických potížích či bezpečnostních problémech,
  • ochrany před poškozením zdraví, majetku nebo zabezpečení společnosti FINESHIP s.r.o., našich uživatelů nebo veřejnosti tak, jak to vyžaduje nebo povoluje právní předpis. Můžeme sdílet údaje, které neumožňují zjištění Vaší totožnosti (např. statistiky a jiná agregovaná data). Tedy pouze informace bez jakékoliv vazby na osobní údaje.

Kde uchováváme osobní informace

Údaje, které od vás shromažďujeme, jsou uchovávány a zpracovány pouze v rámci Evropského hospodářského prostoru ("EHP").

Zabezpečení dat

Zabezpečení dat má pro nás maximální prioritu, proto usilovně pracujeme na tom, abychom naše klienty chránili před neoprávněnými operacemi s daty. Snažíme se přijímat vhodná technická a organizační opatření a činit veškeré kroky nezbytné k tomu, abychom zajistili, že se s Vašimi osobními údaji bude zacházet bezpečně a podle těchto zásad.

Konkrétně se jedná o tato bezpečnostní opatření:

  • Fyzické zabezpečení dat (Datové centrum) - chod RAYNET Cloud CRM zabezpečuje jedna z největších a nejmodernějších IT infrastruktur na světě: Amazon Web Services (AWS). Datacentra AWS představují světovou špičku v oblasti fyzického i softwarového zabezpečení, umožňující odolat i kritickým situacím jako jsou živelné pohromy, masivní hackerské útoky nebo energetické havárie. Samozřejmostí jsou pravidelné zátěžové a penetrační testy.
  • Zabezpečení přenosu dat (Síťová zabezpečení) - Veškerá komunikace přes síť je šifrována pomoci certifikovaného elektronického podpisu (stejný typ používají banky). Certifikaci provedla prestižní autorita DigiCert®.
  • Zabezpečení na úrovni aplikace - Základem pro ochranu dat je zajištění toho, aby k jednotlivým skupinám informací měly přístup jen osoby k tomu oprávněné.
  • Samotný vstup do aplikace je samozřejmě chráněn unikátním uživatelským jménem a heslem.
  • RAYNET Cloud CRM obsahuje jednoduchý nástroj pro správu uživatelských rolí a skupin. Díky němu je možné definovat oprávnění pro přístup k datům, jak jednotlivým skupinám uživatelů, tak i zcela individuálně.
  • Veškeré datové přenosy jsou šifrovány protokolem TLS.
  • Pojištění dat - Všechna data, evidovaná v RAYNET Cloud CRM, jsou pojištěna proti poškození, krádeži nebo úniku do výše až 5 000 000 Kč. Exkluzivní pojistnou smlouvu uzavřel náš partner s mezinárodní pojišťovnou AIG.
  • Zálohování - Každý den provádí v RAYNETu kompletní zálohu veškerých dat a souborů. Zálohy archivujeme minimálně s 14denní historii.
  • Monitoring - všechny přístupy k datům jsou monitorovány.
  • Minimalizace přistupujících osob - přístup k osobním údajům omezujeme pouze na zaměstnance společnosti FINESHIP s.r.o. a zaměstnance dodavatele aplikace RAYNET s.r.o., kteří je potřebují znát, aby je mohli zpracovávat, a kteří jsou smluvně vázáni přísnými povinnostmi zachovávat důvěrnost, a v případě porušení tohoto závazku mohou být důrazně potrestáni.

Rovněž neseme odpovědnost za zvolené přístupové heslo, které nám umožňuje přistupovat do aplikace RAYNET Cloud CRM, a jsme povinni jej držet v tajnosti při dodržování našich pokynů. Své přístupové údaje nesmíme s nikým jiným sdílet. Přenos informací prostřednictvím internetu není nikdy zcela bezpečný. Ačkoli se budeme co nejvíce snažit vaše osobní údaje chránit, bezpečnost údajů přenášených na naši stranu zaručit nemůžeme. Za jakýkoli takový přenos neneseme odpovědnost, ale jakmile vaše informace obdržíme, budeme na ochranu proti neoprávněnému přístupu používat přísné postupy a bezpečnostní funkce.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: bierhanzl@fineship.cz.

Je-li to v daném případě relevantní, máte mnohá práva podle právních předpisů na ochranu osobních údajů včetně:

  • práva vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR;
  • práva přistupovat a nahlížet do osobních údajů dle čl. 15 GDPR, které jsou o Vás drženy;
  • můžete nás také požádat, abychom učinili jakékoli nezbytné změny pro zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti dle čl. 16 GDPR;
  • dále můžete omezit rozsah takto zpracovávaných osobních údajů dle čl. 18 GDPR;
  • požádat o přenos Vašich osobních údajů k jiné organizaci dle čl. 20 GDPR;
  • anebo máte právo na výmaz svých osobních údajů, tedy tzv. "být zapomenut" dle čl. 17 GDPR;
  • rovněž máte právo odvolat svůj udělený souhlas se zpracováním svých údajů;
  • a také právo podat proti tomuto zpracování stížnost u dozorového úřadu ÚOOÚ dle čl. 77 GDPR.

Pokud, v případě potřeby, vyžadujete kopii osobních údajů, tuto poskytujeme standardně bezplatně.

Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 21. 5. 2018.